Gestionnaire Administratif Petite Enfance - Meudon H/F - Communes
Les missions du poste
En tant que gestionnaire administratif, vous assurez un rôle central dans le fonctionnement de la Direction de la Petite Enfance. Vous assurez l'accueil et l'accompagnement des familles, le traitement des inscriptions, la gestion des commandes, ainsi que le suivi des commissions d'attribution. Vous contribuez à la qualité du service rendu en lien étroit avec les structures, les partenaires et les services de la Ville.
Sous l'autorité de la Directrice, vous aurez pour mission :
Accueil et accompagnement des usagers :
- Accueil physique et téléphonique des familles et partenaires
- Suivi des demandes et orientation vers les interlocuteurs concernés
- Réponse par mail et courrier, en lien avec la réglementation et les procédures internes
Secrétariat :
- Rédaction de courriers, notes, comptes rendus
- Préparation logistique et administrative de réunions
- Gestion des dossiers familles (inscriptions, calculs de tarifs, contrats...)
- Suivi administratif en lien avec les structures d'accueil
Gestion administrative et budgétaire :
- Suivi des commandes, besoins en matériel, et facturation
- Utilisation des logiciels métiers (finances, petite enfance...)
- Tenue de tableaux de bord, reporting, suivi budgétaire et réponses aux sollicitations (CAF...)
Commissions d'attribution :
- Préparation et suivi des commissions d'attribution de places
- Mise à jour des listes d'attente et vérification des disponibilités
- Envoi des réponses aux familles et suivi des attributions
Le profil recherché
Vous êtes titulaire d'un BEP, Bac Pro ou BTS des métiers des services administratifs, ou vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans sur un poste équivalent. Doté d'un excellent relationnel, vous aimez le travail en équipe et faites preuve de rigueur, d'organisation et de discrétion. Vous savez gérer les priorités, respecter les délais et anticiper les besoins. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, publipostage...) et êtes à l'aise avec les logiciels métiers. La connaissance des modes d'accueil de la petite enfance et du fonctionnement des collectivités territoriales est un atout.
Compétences requises
- Outlook
- Sens du relationnel
- Reporting
- Travail en équipe
- Gestion des commandes
- Logiciels bureautiques
- Excel
- Compte-rendu
- Publipostage
- Word
- Facturation
- Contrôle du budget
- Rédaction de courriers
