Assistant Administratif - Grand Paris Seine Ouest T3 H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

La Direction Territoriale Ouest est l'une des directions de proximité de la Direction Générale des Services Techniques qui recouvre plus spécifiquement les villes de Chaville, Marnes La Coquette, Meudon, Sèvres et Ville d'Avray.
Le service administratif a un rôle de support pour les services techniques de la Direction. Il assure la mise en oeuvre des plans d'action administratifs en fonction des objectifs fixés par le Directeur Territorial Ouest, et contribue à la bonne fluidité des informations entre l'ensemble des services de la Direction et vers l'extérieur (autres services GPSO et villes).
Le service est actuellement composé d'une Cheffe de service et de 4 assistantes.
Placé sous l'autorité hiérarchique du chef de service Administratif et Financier, l'assistant(e) administratif(ve) travaille avec les 3 autres assistantes. Il/Elle assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

Administratif - flux d'information :
- Rédiger, traiter et classer les courriers de la Direction sous le logiciel MAARCH
- Assurer l'envoi d'une réponse définitive après l'envoi d'un courrier d'attente
- Assurer la mise en parapheur pour signature des courriers émis par la Direction
- Assurer la numérisation, l'envoi courriel ou postal, l'archivage et le classement des courriers par service
- Assurer la gestion de la boite générique outlook DTO : traitement, transmission / affectation et enregistrement sous MAARCH
- Assurer la transmission hebdomadaire du planning des permanences w-ends et jours fériés aux services concernés

Administratif - mission espace public :
- Assurer la commande des conteneurs (collecte sélective, ordures ménagères) en lien avec le Contrôleur Espace Public du secteur concerné sous le logiciel dédié et contacter le riverain.
- Assurer la clôture de la demande en lien avec le Contrôleur Espace Public du secteur.
- Traiter les demandes affectées au service, saisir les informations collectées sous le logiciel dédié
- Assurer le suivi des constats d'infraction : traitement, rédaction et transmission des procès-verbaux en lien avec le Contrôleur Espace Public du secteur concerné et la Direction Administrative des Services Techniques.
Administratif - procédures règlementaires :
- Traiter les permis de construire, les certificats de raccordement à l'égout, les certificats d'assainissement, les permissions de voirie et les arrêtés relatifs au secteur attribué en lien avec les Chargés d'opération voirie et assainissement / en binôme
- Assurer le suivi des parapheurs en lien avec les procédures règlementaires citées précédemment.

En interaction avec l'ensemble des acteurs de la direction, de GPSO comme des villes et des riverains, le profil attendu est celui d'une personne agile, mêlant aisément diplomatie et assurance opérationnelle (expérience similaire réussie appréciée). A la fois ouvert, bienveillant et en capacité d'évoluer auprès de différents publics, l'Assistant(e) administratif-ve fait preuve d'humilité, de discernement, de discrétion et de rigueur, tout en étant force de proposition sur l'évolution des processus en place.
Pas de diplôme requis

• Outlook
• Traitement du courrier
• Force de proposition